ESPECIFICACIÓN DEL SISTEMA

El sistema Beetle permitirá la tramitación y emisión de los carné en las diferentes sucursales del laboratorio. Consiste en un sistema web centralizado, conectado a una base de datos que almacena la información relativa a las personas y los carné. Al ser una aplicación web se podrán consultar en todo momento el estado de los carné en cada una de las sucursales.

El sistema permitirá realizar las siguientes funciones:

• Sincronización ONLINE. Una de las características principales del sistema es que permite la utilización del mismo desde cualquier punto del país. Esto significa que un usuario puede ingresar al sistema y actualizar los datos de un paciente o aprobar la impresión de un carnet sin estar en la oficina central. Además esta característica permite que el servicio de realizar el carnet de salud en las empresas pueda estar totalmente ONLINE evitando así el ingreso de los datos personales más de una vez. Esto implica que el equipo de médicos que visitan la empresa concurran con una notebook con cámara web y conexión a internet.

• Registro de carné. En las diferentes sucursales se podrán ingresar los datos del paciente que concurre a tramitar un carné. Además también si la persona ya existe en la base de datos se podrán editar los datos en todo momento, así como capturarle la foto personal nuevamente. Los datos a registrar de las personas son los siguientes: número de documento, nombres, apellidos, estado civil, sexo, nacionalidad, edad, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, e-mail, lugar donde trabaja, la fecha de vencimiento de las vacunas (antitetánica), fecha de emisión del carné, fecha de vencimiento del carné, deportes (en caso de ficha médica), grupo sanguínea y RH.

• Captura de Fotografía. En las sucursales se instalarán cámaras web para permitir realizar la captura de la foto que se imprimirá en los carné. La aplicación de captura consta de reconocimiento facial automático, permitiendo realizar las capturas en unos pocos segundos y quedando pronta para impresión.

• Impresión de la Ficha. Una vez ingresados los datos personales del paciente se imprimirá en una hoja A4 (pre-impresa provista por IDEFOTO) la ficha de ruta, ahorrando así el tiempo de completar la misma dos veces. Dicha ficha será la que pasará luego por el médico,  odontólogo, etc... En la ficha se imprimirán los siguientes datos: número de documento, nombres, apellidos, estado civil, sexo, nacionalidad, edad, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, e-mail, lugar donde trabaja, la fecha de vencimiento de las vacunas (antitetánica), y la fotografía.  

• Ingreso y seguimiento de la Hoja de Ruta. El sistema permitirá que la hoja de ruta sea completada por cada médico de forma informatizada y remota. Cada doctor tendrá un usuario y contraseña para ingresar al sistema y completar los datos relevantes a su especificación (médico, odontólogo, laboratorio, etc.). De esta forma el sistema permite agilizar los procesos ya que de forma remota, en la casa central pueden cotejar los datos del paciente y saber si se puede o no imprimir el carné de salud o ficha médica. Además toda la información del paciente quedará centralizada en un solo sistema y visible en todo momento por los médicos o el personal autorizado. 

• Recordatorio de Vencimiento. El sistema tendrá la funcionalidad de recordar a las personas que su carné de salud, ficha médica, etc, se está por vencer a la brevedad. El recordatorio se realizará vía e-mail y sms, ya que al momento de registrar las personas se guardará el correo electrónico y el teléfono móvil de las mismas. El sistema podrá realizar dos recordatorios, estos podrán ser configurados por el administrador. Por ejemplo podría recordar 10 días antes y 1 día antes del vencimiento. 

• Autorización de los carné. El sistema permitirá autorizar la impresión de los carné en la sede centrar del laboratorio, por parte de usuarios con rol de autorizantes en el sistema. 

• Impresión de carné. Luego de ser autorizados los carné, el sistema permitirá la impresión de los mismos. 

• Definición de diseños. El sistema se entregará ya con los diseños cargados para todos los tipos de carné (carné de salud, ficha médica, residencia, grupo sanguíneo, etc.). 

• Carga inicial de datos. Todos los datos de las personas que ya tramitaron un carné en el laboratorio serán importados a nuestro sistema, evitando así el reingreso de datos por parte de las recepcionistas. 

• Registro de entrega a la persona. Para mayor control de los carné, el sistema permite registrar la entrega de los mismos a la persona, pudiendo registrar fecha y una observación en caso necesario. 

• Reportes y gráficas. El sistema consta de pantallas para observar reportes y gráficas de las acreditaciones impresas. Por ejemplo para ver las acreditaciones impresas por año, por mes y acreditaciones por diseños.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA

• Seguridad. El sistema pose las mejores normas de seguridad, además de un acceso al sistema con usuario y contraseña encriptada. 

• Acciones y Roles. Pose diferentes roles de usuarios que permiten asignar acciones a los usuarios de forma dinámica. 

• Sistema configurable. El sistema posee pantallas de configuración para setear el comportamiento del mismo, datos requeridos de los carné, autorizantes del sistema, etc. 

• Auditoría del sistema. Se poseen pantallas de fácil acceso para visualizar el log del sistema, permitiendo realizar una auditoría sobre un usuario o acreditación específica. También se puede consultar fácilmente el registro de carné impresos buscando por fecha, usuario, etc. 

• Servidor Web. El servidor web puede ser Linux o Windows en el cual se instalará el servidor de aplicaciones Apache Tomcat 7.0 u 8.0, utilizando la versión 8 de Java. El mismo será configurado para obtener el máximo rendimiento a la aplicación de Acreditaciones. 

• Servidor de Base de Datos. La base de datos del sistema podrá estar instalada en un servidor Linux o Windows. El sistema de gestión de base de datos a utilizar será MySQL Server. 

• Instalación y Capacitación. Con la entrega del software se realizará la visita presencial de un técnico para realizar la instalación y capacitación a los usuarios que vayan a operar el sistema. 

• Servicio Pos-Venta. Si el cliente lo entendiere necesario Idefoto podrá brindar por un bajo costo mensual, mantenimiento, reparaciones (no incluye repuestos), préstamo de equipos capacitación y todo lo concerniente al correcto funcionamiento de software y equipos.